Personelin eğitim süreci nasıl olmalıdır?

Yüzyılımızdaki hızlı gelişmeler, bir yandan var olan bilgilerin bir kısmını geçersiz hale getirirken, diğer yandan bilinmeyen pek çok şeyi açıklığa kavuşturmaktadır. Bu hızlı gelişmelere uyum sağlamanın en etkili ve temel aracı kuşkusuz eğitimdir.

Gelişen teknoloji ve toplumsal, ekonomik değişmeler karşısında okul eğitiminin kazandırdıkları yeterli olmamakta, iş yaşamında gereksinim duyulan bilgi, beceri ve tutumların personele kazandırılması büyük önem taşımaktadır. Bu nedenle kurumlar, üstün becerilere sahip yeni personel istihdam etmek veya var olan personeli değişen koşullara uygun olarak eğitmek yoluna gitmektedirler. Son zamanlarda birçok kurum (örgüt), personelinin eğitimine büyük yatırımlar yaparken, yetişmiş personelin ellerinden kaçmaması için de istihdam güvencesi sağlama konusunda yoğun çabalar harcamaktadırlar.

Bu yazımda, personelin eğitim süreci kapsamında; eğitimin gerekliliği, eğitimin zorunluluğunu gösteren belirtiler ortaya konmakta ve eğitim gereksinimlerinin saptanmasından yola çıkılarak eğitim planının içeriği ile eğitim programlarının düzenlenmesinde izlenen aşamalar açıklanmaktadır.

Eğitim Neden Gereklidir?

Hızlı değişen bir toplumun ve mesleğin koşullarını, önceden görmüş oldukları öğrenim ile karşılamakta zorluk çeken personelin yetiştirilmesinin zorunluluğu gün geçtikçe artmaktadır. Aslında eğitimin amaçlarından biri, eğitimin sürekliliğini sağlamaktır.

Sürekli eğitimin gerekliliğini aşağıdaki maddelerde özetlemek mümkündür:

Okul eğitimi, bireyin tüm yeteneklerini ortaya çıkartıp yönlendirmeye yeterli değildir. Bu nedenle birçok insanın işe başladıktan sonra gizli kalan yeteneklerini geliştirdikleri görülür. Bireyin, bazı yetenekleri hizmet içinde yetiştirilerek geliştirilebilir.

Her meslek alanında yalnız okulda kazandırılan davranışlarla çözümlenemeyecek sorunlarla karşılaşılabilir. Bu durumda, personelin kurumdaki işine uyum sağlayabilmesi için eğitime gereksinim duyulmaktadır.

Bilim ve teknolojik gelişmeler her meslek alanına yeni bilgi, teknik ve araçlar getirmekte, çalışanları bu bakımdan öğrenmeye, yetişmeye zorlamaktadır. Bu zorlama kuşkusuz hizmet içi eğitimi gerekli kılmaktadır.

Çok pahalı olan makine ve cihazların kullanılmasını gerektiren bir yetiştirme programı genellikle örgün eğitimde sağlanamaz. Ayrıca üretim ve hizmet alanı tek ya da az olan sanayi ile ilgili bilgi ve beceri isteklerini karşılayacak programlar örgün eğitim sisteminde yer almaz. Bu tür eğitim gereksinimi hizmet içi eğitim yoluyla giderilebilmektedir.

Toplumun kültürel, sosyal ve ekonomik yapısı sürekli olarak değişmektedir. Personelin bu değişmelere uyumu eğitim yoluyla sağlanabilmektedir.

Personel, kariyer düzeninde çok değişik görev ve sorumluluklar yüklenebildiğinden, bunların üstesinden gelebilmesi sistemli bir eğitimi gerektirmektedir.

Eğitimin Zorunluluğunu Gösteren Belirtiler

Bir kurumda eğitimin gerekliliğini gösteren durumlar sınırlı olmakla birlikte aşağıda sıralanan belirtilerden biri ya da daha fazlası olabilir:

• Kurumda üretilen mal ve hizmetin saptanan ya da beklenen kalitenin altında kalması,
• Üretim oranında düşme olması,
• Üretimin gecikmesi ve verimliliğin azalması,
• Üretim maliyetinin artması,
• Mal ve hizmet üretiminde kusur, hata ve iş kazalarının artması, iş düzeninin bozulması,
• Kuruma yeni alınan personelin ortama ve işe uyum sağlamada bazı sorunlarla karşılaşması,
• Kurumda iletişim, işbirliği ve eşgüdümde aksaklıkların meydana gelmesi,
• Personel moralinin ve iş doyumunun düşmesi,
• Kurumda çalışan personel arasında uyuşmazlık ve disiplin olaylarının artması,
• Kurumda personel hareketliliğinin, yer değiştirme ve ayrılmalarının artış göstermesi,
• Kurumun kazandığı saygınlığın azalması,
• Kurumun etkinlik alanı ile ilgili yeniliklere uygun işi yürütecek personel sağlamada güçlük çekmesi.

Bu belirtiler ışığında personelin yetiştirilmesi için yapılan eğitimin üç amacı vardır:

• Ölçümlerin altına düşmüş personelin verimini yükselterek kurumun amaçlarını gerçekleştirmek. 
• Davranış bozukluğu görülen personeli iyileştirerek onların kuruma uyumunu sağlamak.
• Personelin kendilerini geliştirme hakkını kullanmalarını olanaklı kılarak işten doyum duygularının artmasına yardım etmek.

Eğitim Gereksinimleri Nasıl Saptanır?

Eğitim programının uygulanmasına geçilmeden önce eğitim gereksinimlerinin saptanması gerekmektedir. Eğitim gereksinimlerinin saptanması, gelecekte yapılacak eğitim etkinliklerinin planlanabilmesi amacıyla gerekli olan bilgilerin toplanması için yapılan bir araştırmadır. Eğitim gereksinimi, bir personelin, işin veya hizmetin yerine getirilmesinde bilgi, beceri ve tutumlar bakımından duyduğu eksikliktir.

Eğitim gereksinimlerinin saptanması için eğitim yöneticileri şu hususları göz önünde bulundurmalı ve belirlenen işlemleri yapmalıdır:

Kurum Amaçlarının Saptanması: Her kurumun politikasına yön veren, çalışma plan ve programlarında hedef olarak kabul edilen amaçlar vardır. Kurumun başarı durumu genel ve özel nitelik taşıyan bu amaçlara ulaşma derecesine bağlıdır. Bu nedenle kurum amaçları yapılacak eğitim etkinliklerinde esas alınmalıdır.

Kurumun Tanınması: Eğitimi planlayabilmek için kurumdaki makamların, bunların görev, yetki ve sorumluluk dereceleri ve aralarındaki ilişkilerin belirtilmesi gerekir.
Görev Gereklerinin Saptanması: Kurumda çalışan personelin görevlerinin gerektirdiği yeterlikler bilinmeksizin, bireyde aranacak nitelikleri saptamak olanaksızdır.

Personelde Aranılacak Niteliklerin Saptanması: Kurum personelinde aranılacak mesleki ve bireysel nitelikler, işin gereklerine göre saptanmalıdır. Yapılan işlerin analiz edilmesi personelde aranılacak yeterliklerin saptanmasını kolaylaştırır.

Görevde Çalışan Personel Niteliklerinin Saptanması: Kurumda çalışan personelin görevindeki başarısı ile kişiliği değerlendirilir. Personel değerlendirilmesi, bireyin bütün olarak tanınması amacına yönelik olarak yapıldığında, işinin gerektirdiği ve kendisinin sahip olduğu bilgisi, becerisi ve tutumu saptanabilir.

Eğitim Gereksinmesinin Saptanması: Eğitim, kurumda çalışan bireyin sahip olduğu nitelik ile gerekli görülen nitelik arasındaki farkı gidermek ve istenilen yeterlikleri bireye kazandırmak amacı ile yapılır. Eğitim gereksinimi, görevin şimdi ve gelecekte gerektirdiği nitelikler ile personelin sahip olduğu nitelikler arasındaki farktır.

Eğitim Planı Nasıl Hazırlanır?

Personel eğitimlerinin planlanması, eğitim sürecine alınacak personelin seçilmesi ve eğitilmesi yollarının kararlaştırılmasıdır. Eğitimin bir plana dayandırılarak gerçekleştirilmesi, kurum verimliliğinin ve personel başarımının (performansının) artmasını sağlar.

Eğitim sürecine alınacak personelin seçimi ve onların eğitim yollarının karalaştırılması eğitim planının özünü oluşturmaktadır. Ancak bu iki duruma yardımcı olacak başka bilgilere de gereksinim vardır.

Bir kurumun personel eğitim planının içeriğini oluşturacak ana başlıklar şunlar olmalıdır:

Eğitimin Gerekçesi: Eğitim planının başında, personelin yetiştirilmesinin neden gerekli olduğu açıkça yazılmalıdır. Eğitimin gerekçesi, uygulanacak eğitimin hedeflerini gösterebilmelidir. 

Eğitim İlkeleri: Eğitim ilkeleri planın uygulanması gerçekleşinceye kadar, planı uygulayanlara yol gösterecek, onların hedeflerden sapmalarını önleyecek nitelikte açık seçik olarak saptanmalıdır. Örneğin, bir pilotun yetiştirilmesi süreciyle ilgili kanun, yönetmelik ve yönergelerde açıkça bu ilkeler belirtilmekte ve açıklanmaktadır.

Eğitim Kuralları: Kurumun yönetim biçimine uygun olarak eğitim planının uygulanmasında eylem yollarını göstermek amacıyla eğitim kurallarının saptanması gerekmektedir. Sivil havacılıkta pilotaj eğitimleri Uluslararası Sivil Havacılık Örgütü (International Civil Aviation Organization ICAO), ABD’de Federal Havacılık İdaresi (Federal Aviation Administration, FAA) ve Avrupa Birliğinde, Avrupa Havacılık Emniyet Ajansı (European Aviation Safety Agency, EASA) gibi uluslararası havacılık otoritelerinin belirlediği kurallar çerçevesinde, ulusal sivil havacılık otoritelerinin düzenlemeleri ve denetimi altında gerçekleştirilmektedir. Tüm dünyada ICAO kuralları geçerlidir ve uyulması zorunludur.

Eğitim Türleri: Kurumlarda eğitim planının gerçekleştirilmesi için uygulanan üç tür eğitim görülmektedir; hizmet öncesi eğitim, hizmet içi eğitim ve emeklilik eğitimi. Bu eğitim türleri eğitim planının asıl gövdesini oluşturmaktadır.

Eğitim Programları: Hizmet öncesi ve hizmet içi eğitiminde değişik adlar altında birbirinden amaç, içerik yönünden farklı eğitim programları hazırlanabilmektedir. Eğitim planında eğitim programları ayrı ayrı gösterilmelidir. 

Eğitilecekler: Eğitim programlarının her birine kaç personelin alınacağı kurumun ve personelin gereksinimlerine dayanılarak gösterilmelidir.

Bütçe: Eğitim planında yer alan eğitim programının kuruma kaça mal olacağı gerçek verilere dayanılarak kestirilmelidir.

Olanaklar: Eğitim planının gerçekleştirilebilmesi için kurumun sahip olduğu tüm olanaklar planda yer almalıdır.

Eğitim Programları Nasıl Düzenlenir?

Kurumlarda yapılan eğitim, tıpkı okul gibi planlı yapılan bir eğitimdir. Her planlı eğitim önceden hazırlanan bir programa göre gerçekleştirilir. Eğitim programı, eğitimin gerçekleştirilmesine yönelik tüm etkinlikleri kapsar. Bir eğitim programının düzenlenmesinde hazırlık, uygulama ve değerlendirme olmak üzere üç aşama vardır. Aşağıda bu aşamalar özet olarak açıklanmıştır.

Hazırlık Aşaması: Kurumların uzun süreli eğitim planına, bu planın bir yıllık dilimini oluşturan programına göre her eğitim etkinliği için program yapılır.

Programın hazırlık aşamasında şu işlemler yapılmalıdır: Eğitileceklerin seçilmesi, eğitileceklerin tanınması, seçilen personelin eğitimden beklentilerinin saptanması, seçilen personelin eğitimin uygulanmasına ilişkin önerilerinin toplanması, eğitim programının tasarlanması, eğiticilerin seçilmesi, eğiticilerin hazırlanması, eğitim yerinin belirlenmesi ve hazırlanması, eğitim programının zamanının kararlaştırılması, ders planı ve notlarının hazırlanması, eğitim programını yöneteceklerin seçilmesi, eğitim yönetimi destek hizmetleri için gerekli hazırlığın yapılması, gerekli yazışmaların yapılması.

Uygulama Aşaması: Eğitim programlarının uygulanmasında yönetici ve eğiticilerin işbirliği, dayanışma ve eşgüdüm (koordinasyon) içinde bulunması, hedeflere ulaşmada çok etkilidir. Uygulama aşamasında, uygun ortam, koşullar ve etkinliklerin sağlanmasıyla ve uygun öğretim yöntem ve tekniklerine başvurulmasıyla başarıya ulaşılabilir.

Değerlendirme Aşaması: Değerlendirme, planlı etkinlikler sonunda önceden saptanmış amaçlara ulaşma derecesi hakkında bir karara varmaktır. Eğitim programının uygulanması ile ilgili olarak yapılan değerlendirmeler bir yandan eğitilenlerin durumunu diğer yandan da programın yeterliliğini ortaya koyabilmelidir.

Sonuç

Hızla değişen ve küresel değerlerle beslenen bir toplumun ve mesleğin koşullarını daha önce görmüş oldukları öğrenim ile karşılamakta zorluk çeken personelin yetiştirilmesinin önemi gün geçtikçe artmaktadır. İnsan, ancak hizmet içinde yetiştirilerek değerli bir kaynak ve verimlilik etmeni olmaktadır.

İyi planlanmış bir eğitim programı uygun şekilde uygulandığında gerek kurum, gerekse çalışanlar büyük yarar sağlamaktadırlar. Eğitim, çalışanlara işlerini daha iyi yapma olanağı sağladığı gibi daha üst görevlere yükselme fırsatını da sunar. Eğitimin sağladığı kurumsal yararlar ise verimlilik artışı, moral ve güdülenme düzeyinin yükselmesi, kurumda süreklilik ve uyumun sağlanması, denetimin ve iş kazalarının azalması şeklinde özetlenebilir.